Nhập một cái gì đó và nhấn Enter

author photo
Đăng bởi: Thời gian:
Mục tiêu của tôi là không được sản xuất theo cách thông thường. Bạn thấy đấy, nhiều người đánh giá năng suất bằng cách đơn giản là làm nhiều thứ.

Thuật ngữ tôi thích là 'có hiệu quả' mà bạn sẽ nhận thấy là loại tôi sử dụng trên trang web này - không phải là "hiệu quả".

Có hiệu quả có nghĩa là không chỉ dừng lại công việc và hoàn thành những thứ trong danh sách của bạn, nhưng nó cũng có nghĩa là đưa mọi thứ ra khỏi danh sách của bạn mà bạn không nên làm. Và tôi không có nghĩa là giao nhiệm vụ - tôi có nghĩa là nói không với các tác vụ mà không phải là bất cứ nơi nào gần danh sách công việc của bạn.

Nếu bạn bỏ lỡ bài viết của mình vào  ngày hôm qua, tôi đã nhấn mạnh rằng bạn có thể đã đắm mình trong ứng dụng viết của bạn trong 3 giờ vào buổi sáng - về mặt kỹ thuật "thời gian hiệu quả" - nhưng nếu phải mất 3 tiếng để thực hiện công việc của khách hàng thì đầu tư thời gian của bạn không hiệu quả .

Hôm nay tôi muốn chia sẻ với bạn một số thói quen tôi đã thông qua, và cung cấp cho bạn một số lời khuyên về làm việc để có hiệu quả hơn .

1. Xác định 'tuần lý tưởng' của bạn.

Tôi đã viết về việc xác định lý tưởng của bạn tuần trước , vì vậy nếu bạn không đọc bài đăng đó, hãy đọc câu hỏi mà tôi đặt ra cho bạn về việc xác định tuần lý tưởng của bạn.

Mục tiêu ở đây là xây dựng các khoảng thời gian trên lịch mỗi tuần cho các loại công việc bạn muốn hoặc cần làm nhiều hơn. Khi nào bạn có sự linh hoạt để viết mà không ảnh hưởng đến công việc của khách hàng, hoặc khi nào thì công việc của khách hàng cần phải được ưu tiên?

Khi nào bạn sẽ tiếp thị hay bắt kịp các nhiệm vụ hành chính?

Cho mỗi nhóm một khối thời gian trong lịch hàng tuần của bạn, sau đó cố gắng hết sức để dính vào lịch mỗi tuần.

2. Viết ra các hành động tiếp theo của bạn cho sáng hôm sau.

Điều cuối cùng tôi làm trước khi rời khỏi văn phòng là viết ra một vài nhiệm vụ đầu tiên cần làm vào sáng hôm sau. Điều đó có nghĩa là sau khi tôi dành thời giờ để sáng tác vào buổi sáng, tôi đã giao nhiệm vụ kế tiếp cho mình.

Không có sức mạnh não bộ nào hết - Tôi chỉ làm 2 điều tôi đã viết trên giấy vào ngày hôm trước.

Chắc chắn, tôi có một ngày làm việc được lên kế hoạch trong Todoist , nhưng 2 công việc đó là những thứ đầu tiên thu hút sự chú ý của tôi.

Hai (đôi khi 3 điều) tôi viết ra là những công việc ưu tiên hàng đầu của Todoist trong ngày, nhưng bằng cách tách chúng ra, tôi không phải mở ngay lập tức Todoist, và do đó tôi không bị phân tâm bởi tất cả các nhiệm vụ nổi bật khác được liệt kê ở đó.

Đó là tất cả về giảm sự phân tâm và tải nhận thức.

3. Xem lại vào thứ Sáu.

Tôi là một fan hâm mộ lớn của GTD và đánh giá hàng tuần là một thành phần lớn của một hệ thống GTD thành công.

Ngay cả khi GTD không bao giờ thực sự làm việc cho bạn mặc dù, việc thực hành chi tiêu một giờ mỗi thứ Sáu nhìn về phía trước vào tuần sau sẽ rất hữu ích.

Nhìn vào tất cả các công việc bạn có trên đĩa của bạn trong từng khu vực của cuộc sống của bạn. Nhìn vào dự án của bạn và khi nào chúng đến. Hãy xem tuần lý tưởng của bạn và đặt các ngày hợp lý vào công việc cho những ngày trong tuần.

Sau đó ghi lại những công việc đầu tiên của bạn vào sáng Thứ Hai vì vậy bạn không bắt đầu tuần của mình bằng cách đào bới danh sách của mình để biết bắt đầu từ đâu.

Cách quá nhiều người lãng phí giờ mỗi tuần chỉ đơn giản là vì họ đã không mất 1 giờ trong tuần trước khi lên kế hoạch trước.

Tất nhiên, không phải lúc nào cũng có thể nghĩ rằng chúng ta có thể kiểm soát mọi giờ mỗi ngày, mọi lúc. Đôi khi cuộc sống xảy ra. Tất cả chúng ta đều có những ngày đó khi các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như trường hợp khẩn cấp của gia đình, không cho chúng tôi thực hiện tất cả các tác vụ mà chúng tôi đã lên kế hoạch. Trong trường hợp này, đừng lo lắng về danh sách tác vụ. Thứ sáu tới, bắt đầu lại, xem lại danh sách công việc của bạn và đặt ra một số mục tiêu thực tế cho tuần tiếp theo.

Danh sách công việc hàng tuần của bạn không phải là một nơi để được aspirational. Đó là mục tiêu hàng năm và hàng tháng của bạn. Những điều bạn muốn làm mỗi tuần nên cụ thể và thực tế, cho thời gian bạn có.

4. Hủy bỏ phân tâm.

Thật dễ dàng để rời khỏi Twitter hoặc Slack bật và xem những gì đang xảy ra thay vì làm những gì bạn thực sự cần phải làm.

Tất cả chúng ta đã từng nghe điều đó trước đây, đúng vậy.

Đó là, tất nhiên, rất tốt lời khuyên nhưng khi tôi viết, đi xa hơn. Khi tôi viết bài này, các ứng dụng duy nhất tôi hiện đang mở là Scrivener , Chrome (để có liên kết), Pomodoro Timer và iTunes.

Tôi không cần bất cứ điều gì khác mở, vì vậy mọi thứ khác được đóng lại. Bằng cách loại bỏ những phiền nhiễu, tôi có thể tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất - viết ít nhất 1.000 từ cho ngày mà tôi định xuất bản.

Có thói quen đóng tất cả mọi thứ bạn không cần. Nếu bạn không cần trình biên tập mã, thiết bị đầu cuối hoặc Photoshop, đừng để chúng mở trong khi làm việc với các công việc đang diễn ra. Tắt hết tất cả và tập trung.

Đấu tranh với Twitter bất kỳ ngày nào? Gỡ cài đặt ứng dụng. Tôi đã từng có Twitter trên iPad nhưng tôi thấy rằng nếu tôi đọc trên ứng dụng Kindle của tôi, tôi sẽ thấy mình đang lướt qua giữa Kindle và Twitter mọi lúc thay vì chỉ đọc. Vì vậy, tôi đã gỡ bỏ tất cả các mạng xã hội khỏi iPad của tôi.

Tôi cũng đặt điện thoại vào túi khi tôi về nhà vì vậy tôi không cảm thấy chán và quyết định nhanh chóng kiểm tra Twitter. Khi tôi ở nhà, tôi nên tập trung vào nhà và gia đình tôi.

Bạn có thể gỡ bỏ màn hình để giảm bớt sự lộn xộn? Bất kỳ ứng dụng nào gây mất tập trung nhất quán? Chỉ cần xóa chúng.

Bạn cần tiến thêm một bước nữa? RescueTime có một tính năng cao cấp cho phép bạn chặn các trang web làm mất tập trung. Điều này có nghĩa là bạn có thể xóa Twitter và sau đó sử dụng tính năng 'tập trung' của họ để chặn trang web Twitter.

5. Nghỉ ngơi.

Bạn đã nghe điều này trước khi tôi chắc chắn, nhưng nó cũng đúng như ngày hôm nay. Bộ não của bạn là một cơ bắp và nó không thể 'vào' mọi lúc. Nó cần nghỉ ngơi.

Tôi sử dụng Pomodoro Timer ( thử trang web này cho một ứng dụng web ) để đặt một số cấu trúc trong ngày của tôi bằng cách cho tôi 25 phút khối công việc và 5 phút nghỉ ngơi. Chắc chắn, một số lời khuyên làm việc trong khối  90-120 phút , nhưng thỏa thuận chung là bạn không nên ngồi xuống trong 4 giờ đồng hồ, làm việc tại máy tính của bạn. Bộ não của bạn không được xây dựng cho điều đó.

Thậm chí không đề cập đến những ảnh hưởng sức khoẻ của việc ngồi quá lâu .

Nhưng còn khái niệm về 'dòng chảy' - bạn biết, nói rằng bạn đang tập trung 100% và làm việc tốt nhất của mình ? Không ngừng mỗi 25 phút để tắt dòng chảy của bạn?

Không, ít nhất đối với tôi nó không, nhưng nó đã từng có. Trong quá khứ, trong khoảng thời gian nghỉ giải lao 5 phút, tôi muốn làm một cái gì đó tốn nhiều năng lượng hơn, như kiểm tra Twitter hoặc cố gắng xử lý nguồn cấp dữ liệu RSS của tôi.

Cả hai điều đó đòi hỏi tôi phải chuyển đổi bối cảnh và ra quyết định về một điều gì đó hoàn toàn khác so với nhiệm vụ mà tôi hiện đang làm việc. Điều đó hầu như luôn đảm bảo rằng tôi sẽ không rơi xuống mặt đất khi tôi trở lại bàn làm việc.

Bây giờ, trong 5 phút nghỉ của tôi, tôi thức dậy và kéo dài trong 2 phút. Sau đó, tôi thường sử dụng 3 phút còn lại để nhìn ra cửa sổ văn phòng của tôi ở vùng núi, thường là với một tách cà phê trong tay, và thực sự chỉ nghĩ về không có gì nhiều ở tất cả.

Một thói quen tôi đã thông qua là để lại cho bản thân mình một lưu ý nhanh khi khi bộ đếm thời gian của tôi báo hiệu thời gian cho nghỉ ngắn của tôi. Ví dụ, khi tôi viết bài này và sắp sửa viết về RescueTime và tính năng tập trung, bộ hẹn giờ của tôi reo lên và tôi nên dừng lại. Trước khi tôi dừng lại, tôi đã ghi lại 2 từ - 'ResueTime' và 'focus' - để giúp tôi trở lại khi tôi trở lại.

Một khi tôi trở lại làm việc, tôi đã có thể nhìn vào 2 từ và nhanh chóng nhận được nơi tôi rời đi.

Ngoài 5 phút nghỉ của tôi mỗi 25 phút, tôi dùng bữa trưa một giờ. Tôi không ngồi ở bàn làm việc của tôi, nhưng di chuyển đến nơi khác (đôi khi nhìn ra cửa sổ của tôi trong văn phòng của tôi) và ăn trưa. Tôi thường không xử lý nguồn cấp dữ liệu RSS của tôi hoặc kiểm tra Twitter; thay vào đó, tôi đọc tiểu thuyết hay tạp chí. Một cái gì đó hầu như không liên quan đến công việc.

Tôi thậm chí bắt đầu ngày của tôi với một break. Vào một ngày bình thường, tôi đến văn phòng của tôi, bắt đầu buổi cà phê buổi sáng của tôi và sau đó thay đồ ra khỏi xe đạp, vào lúc đó nước đun sôi và tôi có thể bắt đầu uống cà phê.

Tôi dành 10-15 phút đầu tiên trong im lặng. Tôi thậm chí không cắm vào máy tính của tôi hoặc bật bất cứ điều gì trên. Tôi đứng cạnh cửa sổ của tôi (cậu bé, cửa sổ này được sử dụng rất nhiều, đúng không?) Hoặc ngồi trên ghế của tôi với đôi chân của tôi lên trên cạnh của cửa sổ và chỉ cần nhìn ra ngoài.

Tôi bắt đầu một ngày của tôi một cách bình tĩnh, đo đạc, bởi vì cách bạn bắt đầu ngày của bạn đóng một vai trò lớn trong cách ngày của bạn sẽ biến ra.

6. Lập kế hoạch cuộc gọi của bạn.

Nhớ khi bạn sử dụng điện thoại để thực hiện cuộc gọi? Vâng, tôi cũng không nhớ được. Con của tôi chưa bao giờ nhìn thấy đường đất bởi vì chúng tôi chưa có một con từ khi ba tháng tuổi và không ai trong số bạn của chúng tôi có.

Điều đó có nghĩa là tôi mang theo phương tiện để bất cứ ai liên lạc với tôi bất cứ lúc nào trong ngày. Tôi mang theo một cách để bạn làm gián đoạn tôi, nhưng chỉ khi tôi để nó.

Bạn biết tôi khuyên bạn nên không thực hiện cuộc gọi đó với khách hàng , và khi bạn nên thực hiện cuộc gọi đó nhưng chỉ sau khi họ đã trả lời những câu hỏi ban đầu của bạn .

Tôi không trả lời điện thoại của tôi cho bất cứ ai, nhưng vợ tôi. Tôi không trả lời thông báo Slack hoặc Twitter DMs cho đến khi chúng tôi mở các ứng dụng đó trong ngày. Người duy nhất có trường hợp khẩn cấp mà tôi cần phải nhận là vợ tôi, và cô ấy chỉ biết gọi nếu đó là điều mà cô ấy thực sự cần tôi.

Không chỉ là một cuộc gọi ngẫu nhiên để trò chuyện trong ngày làm việc.

Không có gì làm gián đoạn một buổi làm việc hiệu quả như một cú điện thoại. Nó bao gồm một sự chuyển đổi ngữ cảnh tổng thể và làm cho bộ não của bạn tăng tốc cho bất cứ điều gì người gọi nghĩ là quan trọng đối với bạn.

Khi điều đó xảy ra, bạn phải dừng lại và thực hiện bất kỳ ghi chú thích hợp với cuộc gọi, sau đó một bối cảnh tổng thể chuyển đổi trở lại cho bất cứ điều gì bạn đang làm việc trên. Nhưng thực sự, kể từ khi bạn trả lời điện thoại trong khi bạn đang làm việc, bạn có thể đã vội vã và không ghi chép gì về những gì bạn đang làm.

Khi tôi tính toán chi phí, tôi nghĩ một cuộc gọi 20 phút ngẫu nhiên sẽ làm tôi tốn kém hơn một giờ làm việc hiệu quả trong ngày. Cũng có thể là tôi không cung cấp thông tin tốt nhất có thể cho khách hàng vì tôi không có thời gian chuẩn bị cho cuộc gọi.

Vì vậy, để có hiệu quả hơn cả trong công việc và cuộc gọi của tôi, tôi sẽ đặt tất cả các cuộc gọi qua  Calendly , và chỉ trong những khoảng thời gian làm việc cho tôi. Cách tiếp cận này tốt hơn cho mọi người.

Khi bạn xây dựng tuần lý tưởng của mình, hãy chọn cuộc gọi và không trả lời điện thoại ở bên ngoài. Đó là lần duy nhất tôi trả lời cuộc gọi ngẫu nhiên trong tuần.

7. Lập kế hoạch thời gian để kiểm tra sự phân tâm.

Tôi đã nói chuyện về việc cắt giảm sự phân tâm. Loại bỏ sự phân tâm là rất quan trọng, nhưng bạn cũng cần phải sắp xếp một số phiền nhiễu vào ngày của bạn.

Trong một thời gian, tôi muốn kiểm tra số liệu Bộ đệm của tôi trên tweets hàng ngày, và sau đó thêm những người tôi thích trở lại của tôi Buffer dòng. Đó là việc sử dụng không hiệu quả thời gian của tôi, vì vậy bây giờ tôi coi Buffer như một điểm đánh giá hàng tuần.

Chỉ vào thứ Sáu, tôi xem qua tuần nội dung trên Buffer và thêm một số nội dung về phía trên cùng của luồng Buffer.

Tôi chỉ kiểm tra số liệu thống kê WordPress của tôi hai lần một ngày vì một ngày tốt như crack (bạn chỉ cần giữ lại để xem nó tốt như thế nào) và bất kỳ ngày nào cũng giống như hy vọng cho crack. Bạn chỉ muốn một hit; một ngày tốt lành.

Tôi thường kiểm tra số liệu thống kê ngay trước khi tôi đi ra ngoài ăn trưa, và một lần nữa trước khi kết thúc ngày. Kiểm tra số liệu thống kê của tôi sẽ chỉ thêm băng thông vào máy chủ lưu trữ số liệu thống kê. Nó sẽ không ảnh hưởng đến lượng truy cập tôi nhận được trong một ngày.

Vì vậy, tôi không lãng phí thêm thời gian làm việc đó.

Trong kết luận:

Đó là 7 điều lớn lao tôi làm với những ngày của mình để cố gắng và đảm bảo rằng tôi vẫn có hiệu quả. Tôi có bị thất bại vài ngày không? Tất nhiên tôi làm. Tôi không phải là một robot, mặc dù tất cả cấu trúc tôi đã xây dựng trong những ngày của tôi.

Một số có thể lông ở tất cả các cấu trúc này. Bạn bè của tôi nói với tôi rằng tôi là một trong những người có kỷ luật nhất mà họ biết.

Điều là, bên trong tất cả cấu trúc này có tự do. Khi viết bài thời gian, tôi không cần phải nghĩ đến công việc của khách hàng mà không làm được vì tôi đã lên kế hoạch cho tuần lễ của mình được xây dựng trong thời gian công việc của khách hàng. Tất cả những công việc tôi cần làm là phù hợp với tuần lý tưởng mà tôi đã lên kế hoạch.

Khi đã đến lúc viết, tôi không lo lắng về công việc của khách hàng. Tôi biết tôi có thời gian để làm tất cả và điều tốt nhất tôi có thể làm vào lúc đó là tập trung vào việc viết.

Khi đó là thời gian làm việc của khách hàng, tôi không lo lắng về nội dung cho trang web bởi vì tôi biết tôi có thể tập trung vào đó trong thời gian viết của tôi.

Khi điện thoại đổ chuông và đó không phải là chiếc nhẫn đặc biệt của vợ tôi, tôi hoàn toàn có thể bỏ qua nó hoặc nhấn câm mà không nhìn.

Có cấu trúc cung cấp rất nhiều tự do để được tập trung ở nơi tôi nên được tập trung thay vì nhảy xung quanh tất cả các thời gian.

Vậy bạn nghĩ gì về việc bạn sẽ áp dụng?

cảm Ơn Bạn Đã Quan Tâm !

Nhấp để nhận xét