Thư xin lỗi cho khách hàng

Khách hàng luôn luôn đúng ngay cả khi khách hàng sai. Sức mạnh của một lời xin lỗi chân thành có thể làm cho trải nghiệm tiêu cực trở nên tích cực, tiết kiệm cho bạn và công ty của bạn khỏi sự công khai bất lợi và thậm chí cả các vụ kiện.

Điều quan trọng là phải tạo ra một lá thư xin lỗi mà nhẫn nhịn và để lại cảm giác khách hàng bị ảnh hưởng giống như ai đó thực sự quan tâm đến khiếu nại / tuyên bố của họ. Bức thư không nên đưa ra lời gợi ý nhỏ nhặt nhất về nạn nhân, trong đó khách hàng cảm thấy họ chịu trách nhiệm về vụ việc.
Thư xin lỗi cho khách hàng
Nó trả tiền để có một mẫu mà công ty của bạn có thể tùy chỉnh một cách nhanh chóng để khiếu nại của khách hàng có thể được thừa nhận một cách kịp thời. Ứng phó nhanh chóng là rất quan trọng trong việc làm tăng tình hình có thể biến thành cơn ác mộng về quan hệ công chúng với sức mạnh của phương tiện truyền thông xã hội và nội dung virut trong những ngày này. Gọi trực tiếp cho khách hàng, bao gồm thông tin cụ thể, thừa nhận sự bất tiện cho khách hàng, chấp nhận trách nhiệm và ký vào thư với tên của người quản lý có trách nhiệm với số điện thoại và địa chỉ email được cung cấp.

Nghệ thuật xin lỗi khách hàng của bạn

Khi khách hàng phàn nàn về dịch vụ khách hàng kém:

Thay mặt (tên công ty), xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi chân thành nhất của tôi về những kinh nghiệm tiêu cực của bạn với đại diện của chúng tôi, (tên của người / s). Tôi hiểu sự thất vọng của bạn khi được thực hiện để chờ đợi một thời gian dài và không nhận được câu hỏi của bạn giải quyết nhanh chóng bởi một người giám sát. Mục tiêu của chúng tôi là đảm bảo rằng khách hàng hoàn toàn hài lòng khi làm ăn với chúng tôi. Trong trường hợp của bạn, rõ ràng là chúng tôi không làm điều đó, và tôi xin lỗi. Tại (tên công ty), tất cả các đại diện, người giám sát và quản lý của chúng tôi đều được đào tạo về cách kinh doanh, đó là dịch vụ với trái tim, đảm bảo rằng nhu cầu của khách hàng là ưu tiên hàng đầu. Mối quan tâm của bạn đã không được giải quyết nhanh chóng và sự hài lòng của bạn, và tôi cá nhân sẽ theo dõi với (phòng hoặc người) để đảm bảo rằng loại sự cố này sẽ không xảy ra lần nữa. Tôi dự định thảo luận những thay đổi mà nhóm nên làm để chủ động hơn trong việc ngăn ngừa các tình huống như của bạn và giải quyết các sự cố một cách nhanh chóng và hiệu quả. Thời gian của bạn có giá trị, và đại diện của chúng tôi nên đã yêu cầu sự giúp đỡ từ người quản lý của cô sớm hơn. Cảm ơn bạn đã đưa vấn đề này đến sự chú ý của chúng tôi. Chúng tôi hy vọng biến điều này thành thời điểm có thể dạy được để chúng tôi có thể phân phối 100 phần trăm đến sự hài lòng của khách hàng. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với tôi qua điện thoại và email dưới đây. Chúng tôi hy vọng biến điều này thành thời điểm có thể dạy được để chúng tôi có thể phân phối 100 phần trăm đến sự hài lòng của khách hàng. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với tôi qua điện thoại và email dưới đây. Chúng tôi hy vọng biến điều này thành thời điểm có thể dạy được để chúng tôi có thể phân phối 100 phần trăm đến sự hài lòng của khách hàng. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với tôi qua điện thoại và email dưới đây.

Kính thưa Quý khách hàng, Thay mặt công ty chúng tôi, tôi xin chân thành xin lỗi vì sự bất tiện gần đây của bạn trong quá trình liên lạc với nhân viên của chúng tôi. Mặc dù chúng tôi cố gắng cung cấp cho bạn những dịch vụ tốt nhất có thể, những sai lầm có thể xảy ra, vì nó là trong bản chất con người của chúng tôi không phải là hoàn hảo. Bạn phải biết rằng chúng tôi có rất nhiều biện pháp để đảm bảo rằng nhân viên của chúng tôi là tốt nhất mà chúng tôi có thể cung cấp do đó kinh nghiệm mua sắm của bạn trong cửa hàng của chúng tôi luôn là một sự hài lòng. Vì vậy, tôi vui mừng thông báo với bạn rằng nhân viên (các) nhân viên chịu trách nhiệm về sự bất tiện gây ra đã được thông báo và các biện pháp chính xác đang được thực hiện vì vậy chúng tôi chắc chắn rằng không có điều gì như vậy xảy ra lần nữa. Chúng tôi muốn tất cả khách hàng của chúng tôi được hạnh phúc, vì vậy để xin lỗi vì tai nạn này, chúng tôi sẽ giảm 25% giá mua hàng tiếp theo từ cửa hàng của chúng tôi.

Kính gửi khách hàng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn không bao giờ ngừng của tôi cho sự hỗ trợ tiếp tục của bạn trong vài năm qua. Tôi cũng muốn cảm ơn bạn đã đưa chủ đề này đến sự chú ý của chúng tôi, và tôi xin lỗi thay mặt cho công ty của chúng tôi. Chúng tôi muốn mọi khách hàng của chúng tôi hài lòng với dịch vụ của chúng tôi, vì vậy chúng tôi rất buồn vì thực tế khách hàng trung thành nhất của chúng tôi đã không hài lòng. Bạn phải hiểu rằng những sai lầm là một phần của bản chất con người, và mặc dù chúng tôi cố gắng cung cấp cho bạn những trải nghiệm tốt nhất có thể, những sai lầm có thể xảy ra. Chúng tôi đã thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng không có gì tương tự sẽ xảy ra trong tương lai, vì vậy chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ tiếp tục lựa chọn các dịch vụ của chúng tôi cho tất cả các nhu cầu trong tương lai của bạn. Là dấu hiệu của lòng biết ơn của chúng tôi đối với lòng trung thành của bạn, và như một phương tiện để thể hiện lời xin lỗi sâu sắc nhất của chúng tôi,

Khi khách hàng than phiền về hàng hoá bị hư hỏng hoặc bị lỗi:

Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi về sản phẩm bị lỗi của bạn (tên sản phẩm). Chúng tôi rất tiếc vì mục / dịch vụ không đáp ứng được mong đợi của bạn. Chúng tôi hiểu rằng bạn đang thất vọng và chúng tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể gây ra cho bạn. Chúng tôi có thể đảm bảo rằng sản phẩm của chúng tôi trải qua nhiều giai đoạn kiểm tra để đảm bảo chất lượng. Chúng tôi rất tiếc vì lỗi này đã vượt qua các biện pháp chất lượng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ thay thế sản phẩm. Ngoài ra, chúng tôi đang gửi một phiếu mua hàng giảm giá / thẻ quà tặng mà bạn có thể sử dụng cho lần mua tiếp theo. Cảm ơn bạn vì đã đưa vấn đề này đến sự chú ý của chúng tôi. Nếu bạn có những mối quan tâm khác, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Khi khách hàng bị tính nhiều hơn giá thực tế:

Kính gửi khách hàng, Tôi đã nhận thấy rằng trong quá trình mua hàng gần đây từ cửa hàng của bạn, bạn đã bị tính phí nhiều hơn giá thực tế của mặt hàng. Thay mặt cho cửa hàng của chúng tôi, tôi muốn khiêm tốn xin lỗi vì tai nạn. Mặc dù máy được lập trình để làm những điều mà trước đây bị ô nhiễm bởi lỗi của con người, sự cố hệ thống và sự cố có thể xảy ra, gây ra một số vấn đề. Mặc dù chúng tôi chạy kiểm tra hệ thống trong suốt cả năm, nhưng không ai có thể dự đoán điều gì đó bất ngờ như thế này. Tuy nhiên, với mọi thứ chạy hoàn hảo bây giờ, chúng tôi muốn khôi phục lòng tin của bạn trong công ty của chúng tôi, bằng cách không cung cấp cho bạn một khoản hoàn lại đầy đủ của sản phẩm, nhưng cũng cung cấp cho bạn giảm giá 25% cho lần mua hàng tiếp theo từ cửa hàng của chúng tôi. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ vẫn là một khách hàng có giá trị và chúng tôi đánh giá cao rằng bạn đã đưa vấn đề này đến sự chú ý của chúng tôi.

Khi công ty làm sai lầm trực tiếp ảnh hưởng đến khách hàng:

Tôi viết thư này để xin lỗi vì đã xảy ra lỗi đáng tiếc xảy ra trong khi xử lý đơn hàng / tài khoản của bạn vào ngày. Tôi có thể hiểu được sự thất vọng của bạn với (tên của công ty / dịch vụ) vào thời điểm này và tất cả chúng tôi muốn bạn biết rằng chúng tôi rất xin lỗi vì lỗi này. Do trục trặc trong hệ thống (hoặc lỗi của con người / hiểu nhầm / etc), chúng tôi đã mắc một sai lầm khiến bạn không thoải mái. Chúng tôi muốn bạn biết rằng chúng tôi đang làm việc một cách nhanh chóng để sửa lỗi này và để đảm bảo rằng điều đó không xảy ra lần nữa. Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn giảm giá 20% cho lần mua hàng tiếp theo cùng với thẻ quà tặng trị giá 10 đô la mà bạn có thể sử dụng cho đơn hàng tiếp theo của bạn. Chúng tôi rất tiếc vì điều này đã xảy ra và chúng tôi hy vọng bạn có thể chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi.

Khi khách hàng phàn nàn về những trải nghiệm kém với một sản phẩm hoặc dịch vụ:

Kính gửi khách hàng, Chúng tôi chân thành cảm ơn bạn đã thông báo cho chúng tôi về kinh nghiệm của bạn với một trong những sản phẩm của chúng tôi. Là một công ty, chúng tôi luôn phấn đấu để đạt được chất lượng cao nhất có thể. Tuy nhiên, lỗi sản xuất có thể xảy ra, gây khó chịu nghiêm trọng cho cả chúng tôi và khách hàng của chúng tôi. Hãy yên tâm rằng chúng tôi sẽ làm tất cả mọi thứ trong khả năng của mình để đảm bảo rằng không có gì tương tự sẽ xảy ra không chỉ đối với bạn, mà còn cho mọi khách hàng nữa. Để bày tỏ lòng biết ơn của chúng tôi về việc trở thành một khách hàng có giá trị trong suốt thời gian này, và xin lỗi vì sự kiện không may này, chúng tôi sẽ không chỉ hoàn trả toàn bộ khoản tiền cho vấn đề mà còn giảm 30% cho 2 đơn đặt hàng tiếp theo của bạn từ cửa hàng của chúng tôi, cho bất kỳ mục nào bạn chọn. Chúng tôi hy vọng bạn có thể bỏ qua một sự cố nhỏ như vậy và tiếp tục chọn cửa hàng của chúng tôi cho nhu cầu mua sắm trong tương lai của bạn.
Kính gửi khách hàng, Gần đây tôi đã chú ý đến tôi, rằng bạn đã không hài lòng với nhà hàng của chúng tôi. Trước hết, tôi xin cảm ơn vì đã bày tỏ quan điểm của bạn và giải quyết vấn đề trong một vấn đề văn minh, vì những lời chỉ trích mang tính xây dựng là điều làm cho chúng ta học được những sai lầm của mình và tập trung vào việc khắc phục chúng. Mặc dù chúng tôi phấn đấu đạt được chất lượng tốt nhất có thể, chỉ cần công bằng là chúng tôi không thể đáp ứng được nhu cầu của mọi người ra ngoài, cho dù chúng ta cố gắng nhiều như thế nào, mọi người đều có một hương vị khác nhau. Tuy nhiên, vì chúng tôi đã gây ra cho bạn sự bất tiện như vậy, nên chúng tôi xin chân thành xin lỗi. Chúng tôi đánh giá cao từng khách hàng của mình và muốn hợp tác tốt với tất cả họ. Như một dấu hiệu của lòng biết ơn của chúng tôi và như một cách để thể hiện lời xin lỗi sâu sắc của chúng tôi, chúng tôi muốn cung cấp cho bạn một bữa ăn miễn phí, vì vậy bạn có thể cho chúng tôi cơ hội khác. Chúng tôi hy vọng bạn có thể đặt sự kiện này sang một bên, và tiếp tục thích nhà hàng của chúng tôi cho tất cả các nhu cầu ăn uống của bạn.

Trong khi làm việc trong bất kỳ loại công ty nào trực tiếp làm việc với khách hàng, cố gắng thỏa mãn mỗi người trong số họ có thể là thô lỗ, và đôi khi, những sai lầm là không thể tránh khỏi. Vì vậy, bất kể bạn cố gắng bao nhiêu, bạn sẽ luôn luôn có một ai đó không hài lòng bởi dịch vụ của bạn. Bây giờ, để bạn ở đây, có nghĩa là, rằng một người nào đó, đã thực sự không hài lòng, có nghĩa là bạn say nắng lên. Sau khi vít lên lớn này, cách tốt nhất để xin lỗi là đi chính thức. Yup, đúng rồi, có nghĩa là bạn phải viết một lá thư. Nhưng vào năm 2017, cơ hội bạn thực sự viết một lá thư rất mỏng, vì vậy có lẽ bạn không có ý tưởng gì để viết. Và đó là tự nhiên. Vì vậy, đó là lý do tại sao chúng tôi ở đây, để làm tất cả những công việc bẩn thỉu cho bạn và cung cấp cho bạn các mẫu cho các thư xin lỗi tốt nhất mà bạn có thể gửi cho khách hàng!

cảm Ơn Bạn Đã Quan Tâm !

Bình luận SEO